Strategische Entscheidungsvorbereitung bei Statistik Austria: Von der strategischen Unklarheit zur digitalen Roadmap
850 Mitarbeiter. Ein strategisches Vakuum im C-Level. Keine dokumentierten Anforderungen. Im Auftrag von Statistik Austria wurde in einer Doppelrolle als Business Architekt und Projektmanager innerhalb von fünf Monaten die Grundlage für eine ERP/DMS-Einführung mit einem Projektvolumen von rund 2 Mio. EUR geschaffen. Das Ergebnis: Eine klare Roadmap für die Geschäftsführung, valide Kostenschätzungen, belastbare Prozessmodelle und ein geschärftes Bewusstsein für notwendige Organisationsentwicklungen – damit ein Millionenprojekt sicher und zielgerichtet gesteuert werden kann.
Projektübersicht
Ausgangslage & Herausforderungen
Ausgangslage
Statistik Austria operiert in einem datenintensiven Umfeld mit 850 Mitarbeitern. Um Effizienz zu steigern und die Kostenkontrolle zu optimieren, wurde die Einführung moderner Systeme – Doxis DMS und BMD/SAP – angestrebt. Es fehlte jedoch an einer strukturierten Aufnahme der Geschäftsprozesse, einer klaren Architektur und einer belastbaren Grundlage für die Lieferantenauswahl.
Das Problem
Das größte Hindernis war ein strategisches Vakuum auf Führungsebene: Das C-Level wusste nicht, wohin die Reise gehen sollte. Ohne eine klare Vision und dokumentierte Anforderungen war eine fundierte Lieferantenauswahl oder eine belastbare Budgetplanung unmöglich. Zudem mussten externe Dienstleister gesteuert werden, ohne dass interne Vergleichsmaßstäbe für Aufwände existierten.
Zielsetzung
Transparenz über die kommenden Aufgaben und Phasen der ERP-Einführung schaffen. Erstellung einer detaillierten Kostenschätzung zur Budgetabsicherung. Optimierung der Kostenkontrolle durch Prozessautomatisierung und Systemintegration. Beratung der Geschäftsführung hinsichtlich Change Management und Organisationsentwicklung.
Unsere Lösung & Methodik
Business Architektur & Prozessdesign
Aufbau eines Geschäftsobjektmodells und einer Capability Map. Mittels Prozess-/Applikationsmatrizen wurde aufgezeigt, wie die neuen Systeme die Arbeitsabläufe transformieren. Die Ist- und Soll-Prozesse wurden vollständig dokumentiert und bilden die strukturelle Grundlage für alle nachfolgenden Entscheidungen.
Anforderungsmanagement (Requirements Engineering)
Durchführung von Stakeholder-Workshops zur Priorisierung der Anforderungen für Doxis DMS und BMD. Die lückenlose Dokumentation in Confluence und Jira stellte vollständige Traceability sicher – eine unverzichtbare Voraussetzung für die spätere Lieferantensteuerung und Budgetkontrolle.
Stakeholder-Management & Beratung der Geschäftsführung
Direkte Beratung des C-Levels auf Augenhöhe. Durch das strukturierte Aufzeigen von Optimierungspotenzialen und Zusammenhängen wurde das strategische „Aha-Erlebnis" im Management herbeigeführt, das die Richtung für die gesamte ERP-Einführung klärte und die Investitionsbereitschaft fundiert verankerte.
Lieferantensteuerung & Kostenschätzung
Definition technischer und fachlicher Leitplanken, um externe Dienstleister effektiv zu führen. Eine präzise Kostenschätzung sicherte das Gesamtprojektvolumen von rund 2 Mio. EUR ab und schaffte die nötigen internen Vergleichsmaßstäbe für Aufwände – als Schutz vor teuren Change Requests in der Implementierungsphase.
Datenmodellierung & Systemintegration
Erstellung strukturierter Datenmodelle für eine nahtlose Integration der neuen Softwarelösungen in die bestehende Infrastruktur. Die erarbeiteten Modelle bilden die technische Grundlage für alle nachfolgenden Implementierungs- und Migrationsentscheidungen.
Ergebnis & Mehrwert
Entscheidungsreife & klare Roadmap
Die Geschäftsführung verfügt nun über eine klare Roadmap und eine fundierte Basis für die Investitionsentscheidung – aus einer zuvor unstrukturierten Planung wurde strategisch gesicherte Projektrealität.
Kosteneffizienz & Budgetsicherheit
Durch präzise Anforderungsdokumentation und Prozessoptimierungen wurden Fehlentwicklungen und teure Change Requests in der Implementierungsphase minimiert. Das Projektvolumen von ca. 2 Mio. EUR ist sicher abgesichert.
Kultureller Wandel im Management
Das C-Level versteht die ERP-Einführung nun nicht mehr als reines IT-Projekt, sondern als strategischen Hebel für die Organisationsentwicklung – ein entscheidender Bewusstseinswandel für den Projekterfolg.
Strukturierte Datenbasis & Datenmodelle
Erstellte Datenmodelle ermöglichen eine nahtlose Integration der neuen Softwarelösungen in die bestehende Infrastruktur und schaffen die technische Grundlage für die gesamte Implementierungsphase.
Gesamtergebnis
Innerhalb von fünf Monaten wurde aus einer unsicheren, strategisch unklaren Ausgangslage eine fundierte Projektrealität. Statistik Austria verfügt nun über vollständige Transparenz zu Prozessen, Anforderungen und Kostenrahmen – und ist damit bestens vorbereitet, ein Millionenprojekt sicher, zielgerichtet und mit kontrollierten Risiken zu steuern. Die erarbeiteten Strukturen für Anforderungsmanagement, Governance und Prozessmodellierung bilden darüber hinaus einen nachhaltigen Mehrwert für künftige Digitalisierungsprojekte im Unternehmen.